ภาพผ่าน: Pexels

10 ขั้นตอนในการสร้างวัฒนธรรมการทำงานทางไกลที่ดีขึ้น (บน Slack)

ฉันได้รับการจัดการและนำทีมจากระยะไกลและการกระจายและผู้จำหน่ายมาหลายปีแล้ว (เครื่องมือการแชทโครงการแรกของฉันไม่ใช่ Slack ไม่ใช่แม้แต่ Hipchat แต่ Pidgin (!)) - และตอนนี้ที่ coronavirus ได้เตือนพวกเราทุกคนว่า อย่างที่เชี่ยวชาญในการทำงานร่วมกันแบบดิจิทัลอย่างที่เราคิดว่าฉันเป็นฉันคิดว่ามันเป็นประโยชน์ที่จะแบ่งปันประเด็นที่ใหญ่ที่สุดที่ฉันเห็น บริษัท ส่วนใหญ่ไม่เข้าใจในการสร้างวัฒนธรรมการทำงานระยะไกลในเชิงบวก

1. ระบุให้ชัดเจนในเวลาที่คุณต้องการให้กันและกันและทำให้ชัดเจน ในช่วงเวลาดังกล่าวคุณไม่ควรอยู่ห่างจากเครื่องของคุณ (เป็นระยะเวลาที่ไม่สมเหตุสมผล) หรือใช้เวลาตอบคำถามหลายชั่วโมง ปัญหานี้สร้างความล่าช้าในการตัดสินใจซึ่งบางสิ่งที่อาจได้รับการจัดการใน 15 นาทีใช้ชุดข้อความความล่าช้าข้อความความล่าช้าและอื่น ๆ - จนกว่าจะกลายเป็นชั่วโมงและแม้กระทั่งบางวัน

คุณจะต้องอธิบายเรื่องนี้กับบางคนในทีมของคุณ พวกเขาไม่ได้ใช้เพื่อสร้างสมดุลความพร้อมใช้งานนี้เนื่องจากคุณแชร์กำแพงทั้งหมดในห้องเดียวกัน มันไม่จำเป็นเลย ตอนนี้สำหรับบางคนมันจะเป็น สุภาพเกี่ยวกับเรื่องนี้ - คุณไม่ได้บอกคนอื่นว่าพวกเขาไม่สามารถคว้าอาหารกลางวันหรือไปที่ห้องน้ำ คุณกำลังขอให้ผู้คนแจ้งให้คุณทราบหากพวกเขาต้องออกไปข้างนอกหรือจัดการธุระ คุณกำลังพยายามป้องกันไม่ให้ธุรกิจหรือโครงการของคุณคืบหน้าจากการชะลอตัวไปสู่การรวบรวมข้อมูล

2. ใช้ Slack ของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ - สร้างช่องทางที่มีไว้สำหรับการสื่อสารทั่วไปและช่องทางที่มีไว้สำหรับการส่งข้อความประเภทที่ชัดเจน คลาสสิกที่เราใช้คือ 'alert-x', 'bugs' 'out-of-office' ใช้ช่อง 'การแจ้งเตือน' สำหรับฟีดของระบบผ่าน webhooks หรือ zapier ที่ทำให้ผู้คนรับรู้ถึงกิจกรรม แต่ไม่ต้องใส่การแจ้งเตือนทั้งหมดในช่องเดียว

ทำ 'alert-github' หรือ 'alert-hosting' และในบรรทัดการทำทั้งหมดในช่องเดียวจะทำให้พวกเขาถูกละเว้น หากคุณกังวลว่าสิ่งนี้จะสร้างความเหนื่อยล้าของช่องให้ตั้งค่าช่องทางแจ้งเตือนหรือใน 'กลุ่มเล็ก ๆ ของระบบเชื่อมต่อ' เช่น 'วิศวกรรมแจ้งเตือน' หรือ 'การแจ้งเตือนการขาย'

อย่าเป็นคนโง่ แต่อย่าปล่อยให้ช่องทางพัฒนาไปสู่การไม่เคยอยู่ในหัวข้อ พยายามทำให้พวกเขาจดจ่ออยู่กับเหตุผลพอสมควร

3. อย่าล็อคช่อง Slack ที่คนอื่นอาจสังเกตเพราะพวกเขาต้องการไม่ใช่เพราะพวกเขาต้องทำ โปรดจำไว้ว่าการดูกิจกรรมไม่ใช่ภาระการรับรู้ - ในพื้นที่ทำงานระยะไกลการดูกิจกรรมมักจะเป็นตัวเตือนว่าคุณเป็นส่วนหนึ่งของทีม

การล็อคช่อง Slack นั้นห้ามไม่ให้ผู้อื่นเห็นกิจกรรมที่อาจเตือนพวกเขาว่าเกิดอะไรขึ้นและทุกคนทำงานไปสู่เป้าหมายเดียวกัน ล็อคช่องที่จำเป็นต้องเป็นส่วนตัวด้วยเหตุผลด้านทรัพยากรบุคคลหรือทางกฎหมายแน่นอน - แต่อย่าบังคับความเป็นส่วนตัวในที่ที่ไม่จำเป็น

4. และในอีกด้านให้ชัดเจนเกี่ยวกับช่องทางที่จำเป็นและช่องไหน อย่าทำให้ทีมของคุณต้องมีคำเชิญเกิน 100 ช่องเพราะสำหรับบางคนนั่นจะทำให้พวกเขารู้สึกอยากทำตามทุกคน ทางที่ดีควรปรึกษาเรื่องนี้และให้แน่ใจว่าคุณและทีมงานของคุณอยู่ในหน้าเดียวกัน

บอกให้พวกเขารู้ว่าคุณดีใจที่มีพวกเขาในหลาย ๆ ช่องทางเท่าที่พวกเขาต้องการที่จะติดตาม แต่นี่คือสิ่งที่พวกเขาต้องการที่จะได้รับในบทบาทหรือแผนกของพวกเขา สิ่งอื่นเป็นตัวเลือกและถ้าเคยมากเกินไปพวกเขามีอิสระที่จะออก

5. เมื่อคุณจัดกลุ่มช่องทางหรือแผนก - และช่อง Slack จำนวนมากจัดระเบียบช่องด้วยคำนำหน้าตัวอักษร - ช่วยให้ Slack ของคุณชัดเจนโดยดู 'การแจ้งเตือนการขาย' 'ฝ่ายขายทั่วไป' 'ข่าวการขาย' (ตัวอย่างเช่น ) มากกว่าพยายามค้นหาช่องทางการขายในรูปแบบ 'การขายข่าว' และการตั้งชื่อที่ไม่สอดคล้องกัน ใช้ตัวอักษรสำหรับการจัดกลุ่มแนวตั้งเพื่อประโยชน์ของคุณ

การทำงานกับลูกค้าสิ่งนี้มักจะเลวร้ายยิ่งกว่าเดิม คุณอาจมีช่องทางภายในและภายนอกมากมาย สร้างคำนำหน้าหรือรูปแบบคำต่อท้ายที่จะช่วยให้ทีมของคุณระบุช่องทางที่อยู่ภายในและช่องทางที่เชื่อมต่อกับคู่ค้าผู้ขายหรือลูกค้าได้อย่างง่ายดาย

ตัวอย่าง: # client-int-buddy # client-int-dojo # client-ext-buddy # client-ext-dojo #engineering # วิศวกรรม - ข่าว #general # ยอดขาย - การแจ้งเตือน # ยอดขาย - แชทยอดขายสัปดาห์ #

6. และนี่คือสิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับฉันในการสื่อสารสิ่งที่คุณกำลังทำเชิงรุก - กลายเป็น 'ผู้แบ่งปัน' ในวัฒนธรรมการทำงานจากระยะไกลความล้มเหลวที่ยิ่งใหญ่ที่สุดคือการสื่อสารของคุณแบ่งออกเป็นสองประเภทคือแบบสุ่มและแบบสนุกและสิ่งที่ทำงานเมื่อคุณต้องการบางสิ่ง คุณมีช่องตลกและช่อง 'เฮ้คุณทำสิ่งที่คุณ' อันที่จริงแล้วสิ่งนี้จำเป็นต้องถามต่อไปว่า 'สิ่งนี้เกิดขึ้นจริงหรือ' เกิดขึ้นแล้ว '- โดยปกติแล้วคุณไม่ได้สร้างวัฒนธรรมระยะไกลที่ผู้คนแบ่งปันสิ่งที่พวกเขาทำในเชิงรุก

คุณจะรู้ได้อย่างไรว่านี่เป็นปัญหา คุณเคยอยู่ในทีมและเห็นตลอด 24 ชั่วโมงหรือ 48 ชั่วโมงผ่านไปและไม่มีใครโพสต์อะไรในช่อง Slack เลย? นี่เป็นอาการของทีมของคุณที่ไม่เข้าใจถึงคุณค่าของการแบ่งปันการอัปเดต 'เพื่อแจ้งให้ผู้อื่นทราบ' แค่คิดในสำนักงาน คุณเพิ่งผ่านไป 2 วันและไม่มีอะไรจะพูดคุย ฉันไม่สามารถจินตนาการถึงการดำเนินธุรกิจแบบนั้นได้

นี่เป็นเรื่องปกติโดยเฉพาะอย่างยิ่งในทีมเล็ก ๆ ที่ทุกคนแสดงถึงแผนก / งานทั้งหมดของพวกเขา พวกเขาทั้งหมดอาจรายงานรายการของพวกเขากลับไปหา CEO แต่อาจจะเป็นการแชทส่วนตัวหรือในการโทร ธุรกิจนี้ทำงานจากระยะไกล แต่ไม่ได้สร้างวัฒนธรรมการทำงานระยะไกล มันไม่ได้ช่วยให้บุคคลเข้าใจวิธีแจกจ่ายข้อมูลข้ามทีมได้ดีขึ้นในระยะไกล เป็นการดีที่สุดที่คุณจะนำตัวอย่างไปยังทีมด้วยการแสดงให้พวกเขาเห็นว่าคุณแบ่งปันบ่อยแค่ไหน สิ่งที่ต้องการ:

“ เพิ่งอัปเดตการ์ดอาสนะและจัดการทุกอย่าง ย้ายบางส่วนของรายการที่เรายังไม่ได้ดำเนินการกลับไปที่ icebox และสิ่งที่สองที่เราเสร็จสิ้นลงในรายการที่ทำ ต่อไปฉันจะพยายามเพิ่มรายละเอียดลงในการ์ดสองใบถัดไปที่แบ็คล็อกและควรเตรียมให้พร้อมในวันพรุ่งนี้”

ไม่มีการร้องขอหรือถามไม่มีสิ่งใดที่คนอื่น ๆ ต้องการจะรู้จริงๆ แต่คุณกำลังสร้างทีมที่มีการสื่อสารการรับรู้และความพยายามของกลุ่มไม่ใช่แค่ระบบตอบสนอง

7. และพูดถึงข้างต้นสั้น ๆ แต่ก็สำคัญ - พยายามหลีกเลี่ยงข้อความส่วนตัวให้มากที่สุด การตัดสินใจที่สำคัญหรือประวัติของการวางแผนบางสิ่งไม่ควรทำใน 1: 1 ที่ผู้อื่นไม่สามารถดูได้หรือยากที่จะจำได้ พยายามเก็บการสนทนาของแผนกในกลุ่มงานที่หย่อนเหล่านั้นเกือบตลอดเวลา

หากคุณทำงานกับลูกค้าสิ่งนี้เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะ อย่าเพิ่งทำสิ่งนี้ด้วยตัวเอง แต่พยายามทำให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมของคุณผลักดันการสนทนาของลูกค้ากลับไปที่ช่องกลุ่ม Convos ไคลเอนต์ส่วนตัวอาจส่งผลให้เกิด HR, การสนทนาทางกฎหมายหรือการสนทนาที่ยากเกิดขึ้นในสถานที่ที่คุณไม่สามารถเข้าถึงหรือช่วยเหลือ triage หากมีสิ่งใดหลุดออกจากราง

8. และต่อการสนทนา 'สนุก' เหล่านั้นฉันพูดว่าช่วยให้พวกเขา เรามีช่องสำหรับ 'curated-news' 'curated-music' 'curated-videos' และ 'ดีล', 'random' และ 'gif' พยายามอนุญาตให้คนยังคงมีบุคลิกและแสดงพวกเขา

https://slackmojis.com/

ทีมส่วนใหญ่ค่อนข้างดีในเรื่องนี้และเห็นได้ชัดว่า Slack สนับสนุนมันด้วยปฏิกิริยาอิโมจิการสนับสนุนแบบ giphy และอื่น ๆ คุณอาจจะไม่ต้องทำงานอะไรมากมายที่นี่ แต่บางครั้งมันอาจมีประโยชน์ที่จะไม่ให้การแบ่งแยกนี้เกิดขึ้นระหว่าง 'ความเป็นผู้นำ' และทีมของคุณซึ่งความสนุกของ Slack เป็นสิ่งที่ทีมทำและความเป็นผู้นำไม่ได้ . นั่นเป็นเพียงการจัดการไซโลที่สร้างขึ้นในการตั้งค่าที่ไม่ใช่ระยะไกล

9. จดจำและทำให้ทีมของคุณชัดเจนว่าบุคคลนั้นมีสไตล์การสื่อสารที่แตกต่างกันเมื่อใช้เครื่องมือแชทระยะไกล บางคนอาจดูท้วมหรือโกรธในวิธีที่คุณตีความข้อความของพวกเขา - แต่มันอาจเป็นสไตล์การเขียนของพวกเขา พยายามกระตุ้นให้ทีมของคุณอ่านการโต้ตอบจากระยะไกลและการสนทนาผ่านเลนส์ของ 'ฉันไม่สามารถกำหนดอารมณ์ให้กับบุคคลนี้โดยใช้การแชทของพวกเขาดังนั้นจึงเป็นการดีที่สุดที่ฉันจะถามเพียง'

ฉันมีความผิดในเรื่องนี้โดยส่วนตัว - ที่ซึ่งเวลาและแบนด์วิดธ์ของฉันทำให้ฉันใช้การตอบสนองสั้น ๆ และรวดเร็วจำนวนมาก ฉันพยายามที่จะจับทีมของฉันในบางจุดและเตือนพวกเขาว่ามันไม่ได้โกรธและฉันไม่อารมณ์เสียเพียงลักษณะของวิธีที่ฉันสื่อสารเมื่อเล่นปาหี่รายการ การแชทนั้นและความตั้งใจที่จะมีมันจะเป็นประโยชน์เสมอ

10. และก้าวออกจาก Slack สักครู่ - ถ้าทำได้ขอให้ทีมของคุณเปิดวิดีโอของพวกเขาระหว่างการแชทกลุ่ม - หรือโดยเฉพาะอย่างยิ่งระหว่างการประชุมลูกค้า โปรดจำไว้ว่าในตอนท้ายของวันที่ได้เห็นหน้าคนอื่นเป็นประโยชน์ทางอารมณ์และจิตใจที่ทีมของคุณต้องเชื่อมต่อ

Slack เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมและสำหรับความรู้สึกต่อต้านการหย่อนผมได้เห็นว่ามันนำทีมและโครงการที่มีความกระตือรือร้นมารวมกันในรูปแบบที่สร้างมิตรภาพที่ซื่อสัตย์ต่อพระเจ้าตลอดชีวิตและธุรกิจที่ประสบความสำเร็จอย่างมาก การสนทนาแบบตัวต่อตัวและจะไม่มีวันเป็น พยายามเป็นคนในทีมของคุณเพื่อให้พวกเขารู้จักคุณแม้ว่าบางครั้งมันอาจจะรู้สึกไม่ง่าย